Evernoteはビジネスで役立つツールで

無料でも十分便利な機能が備わっています。

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ビジネスでは多数の人と

資料を共有する場面がありますよね。

 

そのような場合には、

Evernoteにアップした資料のURLを

相手の人に教えるだけでOKです。

 

Evernoteのアカウントを持っていない人でも

共有された資料を見れるというのが、

いいところですね。

 

今回は、パスワード付き資料を簡単に共有する

方法の一つとして、

Evernoteを使って解説します。

 

活用事例:パスワード付き資料の共有

私はメルマガ読者の方限定で

資料を共有する際に、

Evernoteを利用しています。

 

具体的には、共有したい資料に

あらかじめパスワードを設定しておき、

Evernoteに資料をアップします。

 

そして、メールの本文に

パスワードとURLを記載してメールを送ります。

 

メールを受け取った方は、

URLをクリックしてパスワードを入力すれば

ファイルが見れるということです。

 

私はビジネスで頻繁に利用するので

PCとスマホにEvernoteのアプリを入れています。

 

共有したい資料はPCで作成することが

多いと思いますので、

今回はPCでの利用方法について解説します。

 

Evernoteのアカウント作成

Evernoteのダウンロードはこちらから。

※リンクをクリックすると、

すぐにダウンロードが開始します。

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アプリのインストールが完了したら、

アプリを開きます。

すると、下のような画面が表示されます。

Evernote02

 

この画面でアカウントを作成します。

「アカウントを作成する」クリック

「メールアドレス」入力

「パスワード」入力

「登録」をクリック

※設定したメールアドレスとパスワードは

忘れないようにメモしておきましょう。

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アカウントの登録が終わると、

下記のような画面が表示されます。

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こちらは無料の機能の説明です。

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有料になると、アップロードできる

容量がアップしたり、機能が充実します。

無料のものでも60MBまで保存できますので

ひとまずは無料のものを利用してみましょう。

 

「無料」をクリックします。

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そのあとに、下記の画面が表示されますので

「OK」をクリックします。

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下記の画面が表示されたら、

いよいよEvernoteを利用できます。

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資料の共有方法

次にEvernoteの資料の共有方法について

説明します。これは非常に簡単です。

 

例えばデスクトップにあるwordファイル

をドラッグして、

ノートのエリアにドロップします。

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今回の例では「サンプル1」という

wordファイルをノートにアップしました。

 

このままでは資料が公開されていないので、

公開してURLを取得します。

下記の画面の右上にある赤枠をクリックします。

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そして「公開リンクをコピー」をクリック。

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これで公開完了、URLもコピーできました。

 

試しに、公開されたファイルを見てみましょう。

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Safariなどでインターネットのブラウザを開き、

URLを入力して検索します。

すると、先ほどアップしたファイル名が

表示されますので、クリックすれば

ファイルが見れます。

 

パスワード付きファイルの共有方法

次にパスワード付きファイルの共有方法

について解説します。

 

パスワードをかけるのは

Evernote上での作業ではありません。

 

wordファイルからpdf変換する際に

パスワードを簡単に設定できる方法

があります。

 

パスワードを設定したいファイルを開き、

「ファイル」「プリント」をクリック。

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この例ではwordですが、

エクセルでもパワーポイントでも使える方法です。

 

プリント画面が表示されたら

下の方にある「PDF」をクリックして

さらに「PDFとして保存」をクリックします。

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次の画面で「セキュリティオプション」

をクリックします。

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パスワード設定です。

「書類を開くときにパスワードを要求」

にチェックを入れます。

「パスワード」を入力、

「確認」に再度同じパスワードを入力

「OK」をクリックします。

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下記の画面で「保存」をクリックします。

ファイル名の修正はここで出来ます。

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下記の図の赤枠のものがアップしたファイルです。

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今回の例では、すでに「サンプル1」という

ファイルをアップしていたので、

パスワート付きファイルは

「サンプル2」という名前にしました。

 

そして、このファイルを公開して

URLを取得します。

右上の方の赤枠をクリックして

「公開リンクをコピー」をクリックします。

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これで完了です。

 

このURLをメールで相手の人に教えれば、

相手の人がEvernoteのアカウントを

持っていなくても、

パスワードを入力するだけで

ファイルが見られるので本当に便利です。

 

あなたのビジネスでも

Evernoteをご活用ください。

 

 

本日はここまで。

ありがとうございました。

 

ayaka