Evernoteはビジネスで役立つツールで
無料でも十分便利な機能が備わっています。
ビジネスでは多数の人と
資料を共有する場面がありますよね。
そのような場合には、
Evernoteにアップした資料のURLを
相手の人に教えるだけでOKです。
Evernoteのアカウントを持っていない人でも
共有された資料を見れるというのが、
いいところですね。
今回は、パスワード付き資料を簡単に共有する
方法の一つとして、
Evernoteを使って解説します。
目次
活用事例：パスワード付き資料の共有
私はメルマガ読者の方限定で
資料を共有する際に、
Evernoteを利用しています。
具体的には、共有したい資料に
あらかじめパスワードを設定しておき、
Evernoteに資料をアップします。
そして、メールの本文に
パスワードとURLを記載してメールを送ります。
メールを受け取った方は、
URLをクリックしてパスワードを入力すれば
ファイルが見れるということです。
私はビジネスで頻繁に利用するので
PCとスマホにEvernoteのアプリを入れています。
共有したい資料はPCで作成することが
多いと思いますので、
今回はPCでの利用方法について解説します。
Evernoteのアカウント作成
Evernoteのダウンロードはこちらから。
※リンクをクリックすると、
すぐにダウンロードが開始します。
アプリのインストールが完了したら、
アプリを開きます。
すると、下のような画面が表示されます。
この画面でアカウントを作成します。
「アカウントを作成する」クリック
→「メールアドレス」入力
→「パスワード」入力
→「登録」をクリック
※設定したメールアドレスとパスワードは
忘れないようにメモしておきましょう。
アカウントの登録が終わると、
下記のような画面が表示されます。
こちらは無料の機能の説明です。
有料になると、アップロードできる
容量がアップしたり、機能が充実します。
無料のものでも６０MBまで保存できますので
ひとまずは無料のものを利用してみましょう。
「無料」をクリックします。
そのあとに、下記の画面が表示されますので
「OK」をクリックします。
下記の画面が表示されたら、
いよいよEvernoteを利用できます。
資料の共有方法
次にEvernoteの資料の共有方法について
説明します。これは非常に簡単です。
例えばデスクトップにあるwordファイル
をドラッグして、
ノートのエリアにドロップします。
今回の例では「サンプル１」という
wordファイルをノートにアップしました。
このままでは資料が公開されていないので、
公開してURLを取得します。
下記の画面の右上にある赤枠をクリックします。
そして「公開リンクをコピー」をクリック。
これで公開完了、URLもコピーできました。
試しに、公開されたファイルを見てみましょう。
Safariなどでインターネットのブラウザを開き、
URLを入力して検索します。
すると、先ほどアップしたファイル名が
表示されますので、クリックすれば
ファイルが見れます。
パスワード付きファイルの共有方法
次にパスワード付きファイルの共有方法
について解説します。
パスワードをかけるのは
Evernote上での作業ではありません。
wordファイルからpdf変換する際に
パスワードを簡単に設定できる方法
があります。
パスワードを設定したいファイルを開き、
「ファイル」→「プリント」をクリック。
この例ではwordですが、
エクセルでもパワーポイントでも使える方法です。
プリント画面が表示されたら
下の方にある「PDF」をクリックして
さらに「PDFとして保存」をクリックします。
次の画面で「セキュリティオプション」
をクリックします。
パスワード設定です。
「書類を開くときにパスワードを要求」
にチェックを入れます。
「パスワード」を入力、
「確認」に再度同じパスワードを入力
「OK」をクリックします。
下記の画面で「保存」をクリックします。
ファイル名の修正はここで出来ます。
下記の図の赤枠のものがアップしたファイルです。
今回の例では、すでに「サンプル１」という
ファイルをアップしていたので、
パスワート付きファイルは
「サンプル２」という名前にしました。
そして、このファイルを公開して
URLを取得します。
右上の方の赤枠をクリックして
「公開リンクをコピー」をクリックします。
これで完了です。
このURLをメールで相手の人に教えれば、
相手の人がEvernoteのアカウントを
持っていなくても、
パスワードを入力するだけで
ファイルが見られるので本当に便利です。
あなたのビジネスでも
Evernoteをご活用ください。
本日はここまで。
ありがとうございました。
