ビジネスにインターネットが
取り入れられて20年近くたち、
いまではメールでのやりとりが
当たり前になりましたね。
だから、
毎朝メールボックスには
玉石混交のメールがどっさり
という方が多いのでは？
そこで今回は、
大量に届くメールを
かしこくさばく方法を
ご紹介したいと思います。
メールの整理や
返信にとられていた時間を、
他のタスクにふりわければ、
あなたはさらにデキる人になるはず。
目次
1、メールボックスにメールをためない。自動と手動で常に整理整頓
まず大切なのは、
メールボックスに
メールをためないこと。
メールをためすぎると、
重要なメールが行方不明になって、
探すだけで時間がかかりますよね。
だからまずは、
メーラーの
「自動振り分け機能」
を駆使して分類してください。
宛先ごとに分類してもいいですし、
件名に含まれるワードで
分類してもオッケーです。
2、メールをタスク化。すぐ返信できるものはその場で処理する
分類されたメールたちは、
定期的にチェックしましょう。
返信が必要で、
すぐにレスできるものであれば
その場で返信します。
確認が必要なもの、
作業が必要なものは、
「返信する目安」
をすぐに相手に返信したうえで、
自分のタスクとして管理してください。
あなたが対応すべきメールは、
「即対応」がポイントです。
3、宛名に自分の名前がない重要そうではないCCメールは後回しでオッケー
組織で働いていると
CCメールが大量に届きますが、
そのなかであなたが宛名に
なっていないものは、
すぐに確認する必要はありません。
一日のおわりにざっくり読んで、
重要なことが書いてなければ
削除しましょう。
あなたが宛名になっているものは、
即確認、即対応が必要です。
4、不要なメールはすぐ削除して、メールボックスをシンプルに
不要なメール、
用済みのメールは
すぐに削除しましょう。
不要なメールが視覚に入ると、
知らず知らずのうちに
脳の整理整頓ができなくなり、
業務効率が落ちてしまいます。
そもそも、
不要なメールに
重要なメールが埋もれてしまい、
探すのが大変です。
いらないと思ったら
後回しにせずに、
その場でゴミ箱に放り込んでください。
5、検索機能を駆使する「コントロール+F」
メールを探すのに、
いちいちスクロールしていたら
時間がもったいないので、
タイトルや宛名などで
検索する癖をつけましょう。
ほとんどのメーラーの上部に、
検索ボックスがあるはずです。
マウスを動かすのが面倒だなという人は、
コントロールとFキーを同時押しすると
検索ボックスがポップアップします。
検索すれば、
すぐに該当するメールが
ヒットするので、
インターネットを検索する要領で
試してくださいね。
まとめ
メールの処理は、
大切な仕事の一環ですが、
それに時間を取られていると
業務効率が低下してしまうので、
今回ご紹介した方法を参考にして
効率よくメールをさばいてくださいね。
今日も最後まで読んでいただき
ありがとうございました！
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